雇用個人助理的經驗

我去年就讀完 Dan Martell 的《把時間買回來》(Buy Back Your Time)，直到今年初參加李柏鋒的讀書分享會後，才真正下定決心要實踐書中的概念，雇用一位個人助理來幫我買回時間。這篇文章記錄了整個面試過程以及初步成效。

招募過程

我總共面試了十幾個應徵者，設計了幾個關卡來篩選出最適合的人選。整個招募過程其實比想像中容易，主要是因為我在一開始就設定了明確的要求：應徵者必須看完《把時間買回來》這本書。

這個簡單的門檻讓我節省了許多時間，不用浪費時間跟沒準備好的人交談。有些應徵者沒有提供正確資訊，在第一階段就直接刷掉，這很大程度上節省了我的時間。

面試過程也讓我發現有趣的事：有些人在跟我面談後，反而找到自己真正想做的事，主動退出了應徵。原因不是他們不適合這個工作，而是我在面談時會問一些較為直接的問題，讓他們重新思考自己真正想要的方向。這反而是好事，因為這表示他們在與我交流後獲得了某種啟發，比起進來工作後才發現不適合要好得多。

如何節省溝通成本

我用整理 FAQ 的方式，大幅減少需要個別溝通的時間成本。起初，我發現每個應徵者都會問類似的問題：「這是遠端工作嗎？」「工作時間怎麼安排？」「有什麼專業發展機會？」。為了避免重複回答，我整理了一份詳細的 FAQ，涵蓋工作地點、職位目標、能力要求、工作時效性等資訊。

這個做法非常有效。當一位應徵者問了十幾個問題時，我只需回覆：「請先閱讀 FAQ，如果還有其他問題再告訴我。」結果對方回信說：「謝謝，FAQ 已經回答了我所有的問題。」就這樣，一封可能需要 30 分鐘回覆的郵件變成了 30 秒。這就是買回時間的具體實踐。

面試策略

我將面試流程規劃成五個階段，每個階段都設計用來觀察應徵者的不同特質與能力。

第一階段的申請要求包含提交一份《把時間買回來》的讀書心得，藉此觀察應徵者的思考深度。因為我就是讀這本書才想要找助理，因此應徵者讀過這本書，才會跟我有共識。有些應徵者的心得不僅清晰地摘錄書中精華，更分享了如何將這些觀念實際應用到日常工作中，展現出色的思考與實踐能力。

第二階段我要求應徵者錄製一段自我介紹影片，並使用 AI 工具將其轉換成英文版本。這項任務旨在測試應徵者能否有效地運用 AI 工具解決問題，而非僅靠傳統方式硬碰硬。此外，由於這並非常見的任務，也考驗了應徵者的快速學習能力及靈活性。表面上這是一個簡單的任務，實際上則能充分展現應徵者的執行力與解決問題的能力。有些人只使用最基礎的工具完成任務，但也有人創新地整合多種 AI 工具，做出了超乎我預期的成果。

第三階段是與應徵者進行30分鐘的視訊面談，我會針對一些問題與對方進行討論，以觀察應徵者的邏輯思維能力，並回答對方對工作內容的疑問，進一步確認雙方的適配性。

第四階段為付費測試任務，是我最看重的環節。我設計了一個真實情境：「為我的朋友選購一份禮物，預算 2,000 元，要求一週內送達，且不能讓朋友察覺你的存在。」這個看似簡單的任務，其實蘊含了多重挑戰：如何有效掌握收禮者的喜好？如何在不直接聯繫的情況下蒐集資訊？如何在有限預算內選出合適且具質感的禮物？

最終脫穎而出的應徵者們在此任務中都展現了卓越的表現。他們不僅達成了基本要求，更主動積極地蒐集資訊，透徹了解朋友的喜好和需求，並且詳細記錄整個思考與決策過程。這種主動思考、縝密的態度和周全的規劃能力，正是我所需要的人才特質。

結果與體會

我原本希望能找一位職場新鮮人作為夥伴，讓對方透過跟我學習做事方法及 AI 工具的使用技巧，在未來找到更好的工作機會。然而結果卻出乎我的預料，我找到了一位擁有超過十年豐富經驗的資深夥伴。她過去曾在一家外商大型企業擔任營運行政主管，因為希望尋找更具彈性的工作模式，而開始尋求兼職機會。

合作了一個多月後，我發現這個意外的選擇比原本的計畫更佳。我的助理幾乎不需要過多指導，就能夠獨立且出色地完成各項任務，往往超乎我的預期。舉例來說，當我請她安排出差行程時，她細心確認所有細節，甚至主動了解我的生活需求、個人喜好、伴手禮需求以及住宿偏好。有時候我無法立即回應，她總能在恰當的時間再次確認，這種不帶壓力的主動性讓人感覺非常舒服。

有一次，我沒有事先告知會議內容，僅請她同步參加。在資訊不足的情況下，她仍能精準地整理出會議重點及待辦事項。

目前，我感覺每週能額外省下 4 到 8 小時的時間，這超過我的預期，也讓我能夠更專注地投入於創造更大價值的工作中。此外，我的助理也積極學習使用 AI 工具提升工作效率，最近她已開始透過 AI 幫我整理會議前所需的資訊及會後跟進事項，同時也利用 AI 完成其他日常工作，進一步提升了整體工作效率。

結語

買回時間絕對值得投資。雖然在一開始設計招募流程時需要投入一些時間與精力，但從長期角度來看，這種投入對創業家來說是極具價值且必要的。